第一章 总 则
第一条 为使学院公文(以下简称“公文”)处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和省委、省政府办公厅、省教育厅有关公文处理规定，结合我院实际，制订本办法。
第二条 公文是学院在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党的方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具；是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理要坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。行文要少而精，注重效用。
第五条 要高度重视并积极推进办公自动化建设工作，逐步推广电子公文，努力减少纸质公文，提高公文处理工作的效率和质量。
第六条 公文处理必须严格执行党和国家保密法律、法规和有关保密规定，确保党和国家秘密安全。
第七条 学院办公室（党委办公室、院长办公室，以下简称院办）是学校公文处理的管理机构，负责指导校内各单位的公文处理工作。院办配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当具备有关专业知识，有敬业、奉献精神，作风正派，恪尽职守。院内各党(总)支部、各单位的负责人要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本党(总)支部、本单位公文处理工作的领导。
第八条 各党(总)支部、各单位公文处理工作由办公室负责，不设办公室的单位要指定专人负责。
第二章 公文种类
第九条 学院印发的行政公文种类主要有：
1．决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2．规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
3．通知 用于发布党政法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和无隶属关系机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
4．通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
5．办法、细则 用于对党政法规提出贯彻实施的方法或详细规则。
6．报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
7．请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
8．批复 适用于答复下级机关的请示事项。
9．意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
10．函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
11.会议纪要 适用于记载、传达会议主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（以上内容为文头）、标题、主送机关、正文、页序号、成文日期、印章、附注、附件、主题词（以上内容为文件主体）、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。具体规定如下：
（一）涉密公文按保密程度分为“绝密”、“机密”、“秘密”3个密级，须在首页右上方标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。
（二）紧急公文根据紧急程度须在密级下方分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文机关须使用全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。多部门联合行文时，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文须在首页上横线右上方注明签发人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题要简明扼要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。除法规、规章、批转和转发的公文标题加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机构，使用全称或规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
（十）公文除“会议纪要”外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
（十一）公文如有附注，应当在成文日期下空一行左空两格加括号标注。
（十二）公文应标注主题词。公文主题词是体现公文主题特征及其归属类别的词语，是在实践中总结出来经过规范化处理、并有利于计算机检索的词语。主题词一般不超过5个，每个主题词一般由2～4个汉字组成。主题词要尽量准确表达文件内容，在词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，按“宜宽不宜窄”的原则标用适当的类别词。要求先标类别词，后标类属词；先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词；对个别有两个以上主题内容的文件，先集中对一个主题进行标注。
第十一条 机关公文常用格式
(一)用纸幅面：A4纸（长297mm，宽210mm）。
(二)页边与版心尺寸：上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26mm。
(三)秘密等级和保密期限：3号黑体字体，顶格，右上角第1行，两字之间空一格。
(四)紧急程度：3号黑体字体，右上角第1行（如需同时标识秘密等级和保密期限，则标识在右上角第2行）。
(五)发文字号：3号仿宋体字体，居中；年份、序号用阿拉伯数码；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
(六)公文标题：2号小标宋字体，居中。
(七)主送机关：3号仿宋字体，左侧顶格。
(八)正文：3号仿宋字体，每面22行，每行28字。
(九)正文下空一行，左空2字，3号仿宋字体。
(十)成文时间：3号仿宋字体。党务公文使用阿拉伯数字标识，行政公文使用汉字标识，零写为“○”。
(十一)主题词：3号黑体字体，居左顶格；词目3号小标宋字体，词目之间空一字。
(十二)抄送：主题词下一行，左空1字，3号仿宋字体，抄送机关用“，”隔开。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第十二条 学院公文版头的主要形式及适用范围
(一)《中共51白菜网委员会文件》适用于院党委职责范围内重大事项的决定和通知，向上级机关报告、请示工作，编公文为“豫工院党”。
党委各部门以党委名义传达、贯彻党的有关方针、政策，向下级党组织的相关部门部署工作，转发上级机关的公文，发布本部门职权范围内的事项，通知重要事项，批复下级党组织相关部门的请示，向上级机关报告、请示工作，也可用此公文版头，盖党委印章。公文号按以下方法编制：用于组织工作的，编“豫工院党组”，用于宣传工作的，编“豫工院党宣”，其余的党委公文编“豫工院党”。
(二)《51白菜网文件》适用于院行政职责范围内重大事项的决定和通知，向上级机关报告、请示工作，处理关系学院全局的比较重大的问题和依照上级规定必须以51白菜网名义发文的事项，原则上需经院务工作会议审定。下行文公文编为“豫工院政”，上行文和批复文种公文编为“豫工院政文”。
各行政职能部门以院行政名义转发上级机关的公文、发有本部门职责范围内的事项，通知重要事项，向上级机关报告、请示工作，也可用此公文版头，盖学院印章。
公文号按以下方法编制：用于行政人员任免、专业技术职务聘任、教职工奖惩、公职变动等，编“豫工院人”；用于教学工作的，编“豫工院教”；用于财务工作的，编“豫工院财”；用于招生、学生奖惩、学籍处理、就业等的，编“豫工院学”；用于科技和外事工作的，编“豫工院科外”；用于基建工作的，编“豫工院基”；用于保卫工作的，编“豫工院保”；用于后勤工作的，编“豫工院后勤”；用于继续教育的，编“豫工院继教”；用于与不相隶属机关及其它外单位之间的公文，编“豫工院函”。其余根据文件内容和重要程度，分别编“豫工院政”或“豫工院政文”。
(三)《中共51白菜网纪律检查委员会文件》适用于院纪委职责范围内事项的公文，编纪委公文“豫工院纪”，盖院纪委印章。
(四)《51白菜网工会委员会文件》适用于院工会职责范围内事项的公文，编院工会公文“豫工院工会”，盖院工会印章。
(五)《共青团51白菜网委员会文件》适用于院团委职责范围内事项的公文，编院团委公文“豫工院团”，盖院团委印章。
(六)《中共51白菜网委员会组织部文件》适用于党委组织部职权范围内的干部任免事项，编党委组织部公文“豫工院组”，盖部门印章。
(七)《51白菜网办公室文件》适用于根据院党委和院长授权，转发上级机关文件；用于传达院党政领导议定的工作意见，宣布、安排、布置常规的事务性工作事项，对学院某一方面或一个阶段的重点工作做出部署；转发学校党政职能部门提出的文内注明经学院研究或院党政领导同意的重要意见、工作报告、方案、决定、工作部署和聘任、调整其它院级委员会和领导小组成员；其他需要以此形式行文的事项。公文编为“豫工院办”。
(八)《中共51白菜网委员会会议纪要》、《51白菜网院长办公会议纪要》、《51白菜网会议纪要》分别用于记载、传达党委会议、院长办公会议和院领导专题会议主要精神和议定事项，编“豫工院会纪”。
第十三条 使用规范化汉字，不得使用繁体字或已废止的简化字；文字从左至右横写、横排，从上至下分行；一般独字不占行。
第四章 行文规则
第十四条 行文应当确有必要，注重效用。坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第十五条 公文的行文关系要根据各自隶属关系和职权范围确定
中共51白菜网纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级或下级行文，51白菜网工会委员会可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文，共青团51白菜网委员会可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。
学院可向上级党委、政府和主管部门行文，也可向院内处级党政单位和部门行文，一般不得越级向上和向下行文；因特殊情况必须越级行文时，必须抄送被越过的机关。
各行政职能部门可就其职责范围或管理范围内的重要事项代表学院向系(部）等相关单位下行文，但行文前须经院办校核，并经分管院领导签发。
党政联合行文，一般情况下，统一编号，共同署名，分别存档。
各单位（部门）给学院领导的请示和报告，需经单位负责人签字并加盖单位公章后报送院办，由院办统一处理，不得直接送学院领导个人。
除学院办公室外，学院内设机构不得对外正式行文。
第十六条 “请示”与“报告”要分别行文。“请示”一般一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。“报告”中不得夹带请示事项。
第十七条 公文为规章制度的，在正文开始时要说明建规立制的法律法规和政府规章等方面的依据，在正文末尾或附则中要说明负责执行和解释的职能部门或单位、开始执(试)行的日期和执(试)行期限以及需同时废止的公文或条款；初次制订的规章制度，标题中类别(条例、办法、细则、规定等)前可加“暂行”或“试行”，暂行规章制度可随时废止，试行规章制度在到期时修订或废止。规章制度类公文一般不称“条例”，院级公文凡拟称“条例”的，须经教职工、工会会员代表大会或其常任主席团会议审议通过。学院规章制度须经党委会议或院长办公会议审定。
第五章 发文办理
第十八条 发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发（网上发布）等程序。
第十九条 学院公文按内容类别分别由党政职能部门或院办拟稿。草拟公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策，符合国家法律、法规及有关规定，全面、准确反映客观实际情况，充分体现事物的本质特征和内在规律。如提出新的规定，要切实可行，并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，格式规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不要把“20××年”简写成“××年”。
（六）公文层次一般不超过4层，结构层次序数依次为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；规章制度中依次为章、节、条、款等。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（十）在《51白菜网发文稿纸》上填写文件标题、主办单位、拟稿人和日期等。
第二十条 拟稿部门负责人进行全面审核、建议发送范围和份数，内容涉及其他部门职权范围内的事项，须主动与有关部门协商，取得一致意见并且会签后送院办；经协商仍有不同意见的，要在会签栏中如实反映，由院办或院领导协调。送院办的时间一般要比要求发文的时间提前３个工作日以上。
第二十一条 公文送院领导签发前，应由院办进行审核，审核的重点是：是否确需行文，是否与学院总体工作和现行规章制度有冲突或重复，会签部门是否遗漏，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等，并对不一致的会签意见进行协调，对不符合规范的公文退回拟稿部门修改。在《51白菜网发文稿纸》上填写发文号、主题词等。一般在１-２个工作日内审核完毕，并由院办主任（或分管副主任）签署审核意见。公文未经院办审核直接送院领导签发的，院领导不予受理。
第二十二条 学院公文由院办审核后转呈主管院领导或经授权的分管院领导签发，其中重要的、涉及面广的、规章制度类公文或上行文由书记、院长或主持工作的副书记、副院长签发；一般公文由主持日常工作或分管该项工作的院领导签发；院办代党委、行政发布的公文签发权限与党委、行政公文相同；纪委的公文由纪委书记签发，院工会的公文由工会主席签发，院团委的公文由团委书记签发；会议纪要由主持会议的院领导签发。
第二十三条 要尽量减少发文。凡可发可不发的文件一律不发，能由各职能部门自行通知或能以其它形式发文的不以学院和院办名义发文，能以院办发文的不以学院名义发文。
第二十四条 签发人代表学院对公文在政治上、内容上、文字上的真实性、正确性负完全责任；签发公文应署全名和日期。
第二十五条 学院公文的拟稿部门承担公文初稿的录入工作，并按本办法格式将打印初稿及电子文档一并送院办；院办审核后打印出文稿清样交拟稿部门校对，校对人须签字。公文的编号、排版、印刷工作由院办承担。
第二十六条 学院公文由院办负责按公文签发单规定的份数印刷、装订，并经院办加盖印章后方可生效，盖印须以院领导的签发文字为依据；院办或拟稿部门应严格按公文签发单所列的发送范围发放，并进行登记；院内下行文一般每个单位仅发1份；学校电子公文系统开通运行后，一般不印发纸质公文；上报文件除按上级要求的份数报送外，一般主送机关送一式3份，抄送机关各2份。
第二十七条 公文份数不够，允许按原版补印；公文一经印发，不得随意修改重印；因特殊情况确需修改的，须撤销原公文另行发文，或经签发人重新签发后印刷。
第二十八条 各院级委员会、领导小组需要印发会议纪要、通知等，一般由其办事机构所在的职能部门落款和代章并印刷、分发，不单独印制院级委员会、领导小组文头；无明确办事机构所在的职能部门的行政事务，由院办办理。
第二十九条 学院党政公文种类的增减、内容的划分由学院党委会议、院长办公会议研究决定，发文字号由院办核定。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 凡发送51白菜网的公文，统一由院办签收；院办签收公文时，要对信封上的文号与内装的文件逐一核对，如发现缺漏、损毁等情况要及时与发文机关联系补发或调换。上级机关召开会议所发的公文，除明确发给与会人员的外，与会人员在会后须及时、全部将公文原件交院办接收；学院各单位直接收到的上级机关的公文，必须及时、全部将公文原件交院办接收。
第三十二条 院办必须在收文当天登记所收公文，填写收文编号和日期，在首页加订《51白菜网收文处理签》，送院办主任（或副主任）阅批。
第三十三条 院办主任按公文的内容和院领导的工作分工确定送阅的院领导，并确定其属办件或阅件，办件对院领导签“阅示”，阅件签“阅”；一般情况下，省、市委或政府及其办公厅及以上机关发布的公文要送所有院领导阅(示)；须按公文的密级、内容和学院各单位的职责范围确定其传阅范围和承办(包括主办和协办)单位；须按公文的要求注明是否属急件及办理期限，并署全名和日期；一般在当天内阅批完毕，急件随到随批。
第三十四条 院办进行公文传递时，一般先送院领导，后送有关单位；先送分管院领导，后送其他院领导；先送承办单位，后送其他有关部门；先送主办单位，后送协办单位。急件在送院领导阅批的同时将复印件（或电子版文件）送承办单位，密件(包括绝密、机密、秘密公文)、急件、普通件分别使用不同的文件夹传递,不得混传。
第三十五条 院领导要对办件签署指示，提出明确要求，即批办。承办单位(部门)要根据院领导的指示签署承办意见并抓紧办理，不得延误、推诿；如遇多部门共同承办时，主办单位要主动与协办单位协商办理，如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，要写明各自意见报学院协调或裁定。对不属于本单位职责范围或不适宜由本单位办理的，要迅速退回院办并注明理由。
第三十六条 催办。院办负责登记院领导签批意见，作为催办的依据。对于送领导批示或者交承办单位办理的公文，院办负责督促承办人员按照公文程序的处理时限按时完成，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。院办负责在规定时间内对办结情况向院领导反馈。
第三十七条 督办。院办负责登记院领导签批意见，作为督办的依据。对院领导批示的重要公文，院办负责督促承办单位在规定时限内及时办结，对逾期未办结的事项，向承办单位下发《督查督办通知单》,并向分管院领导汇报，要求承办单位书面报告承办事项的最新进展情况和逾期原因，并进一步提出时间要求。院办负责在规定时间内对办结情况向院领导反馈。
第三十八条 院办负责收文办理的传递运转工作。阅文者阅（批）公文后必须将所阅（批）公文交还院办机要室，不得自行横传、混传。院领导阅（批）后可本人交还院办机要室，也可打电话通知院办工作人员到办公室取回公文。各单位接收传阅公文时要由接收人员签字，阅文者阅毕负责归还院办机要室并办理注销手续。任何人不得自行外借学院公文，不得毁损、污损公文，不得自行复印公文。需利用已传阅完毕的公文，须在院办办理借阅手续；确需长期使用者，须经院办主任同意后方可复印，并注明复印份数、保存者和日期。绝密公文和密码电报不得翻印、复印。
第三十九条 院领导阅文。院领导阅文后应根据公文内容提出具体明确的意见和建议。对办理件，应签署明确的指导性办理意见或措施，如有必要请明确到责任人和责任时限；紧急办理件，院领导签批意见后，要先复印一份送承办单位（涉密文件除外），另一份送院领导传阅。对阅件，应签署阅后意见或建议。重要紧急的文件，属行政业务的公文要先送院长阅（示），院长外出不在家时，要先送常务院长或分管院长阅（示）；属党务工作的要先送书记阅，书记外出不在家时，要先送主管副书记阅（示）；省、市委或政府、省教育厅、科工委及以上机关发布的涉及面广、需要向全体院领导传达或需要了解的公文要送所有院领导阅(示)，其他公文应根据内容确定阅文范围。属教学、科研、学生、后勤、财务工作等行政业务的公文，分管院领导签署意见后应注明请院长阅，分管院领导外出时，直接送院长阅（示）；属组织、宣传、统战、纪检等党务工作的公文，分管院领导签署意见后应注明请书记阅（示），分管领导外出时，直接送书记阅（示）。
第四十条 公文传阅力求迅速，在每位阅文者处停留时间一般不超过1 个工作日，整个传阅过程不超过5天。急件按公文要求的时间随到随办。阅文者应如实填写姓名和日期，所填日期应为公文归还院办机要室日期。院办将定期通报不如实填写阅文日期和超过阅文时限的单位和个人。
第四十一条 上级来文要求学院贯彻执行的，根据涉及的范围大小，可采取下列方式之一传达、贯彻、执行：
（一）送有关单位（部门）传阅；
（二）原文复印（或电子版）至有关单位或部门；
（三）学院发布实施意见，若有必要，附原文；
（四）学院制订和发布实施细则、办法，若有必要，附原文；
（五）在一定范围内召开会议传达。
第四十二条 各单位需要向学院请示的事项，应做好前期工作及时上报。给学院领导留出研究决策的时间：一般事项不得少于3-5个工作日；紧急公文，需要在3个工作日内批复的，应当在公文中说明紧急原因。
第四十三条 对收到的院内公文参照以上程序办理。审批院内公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十四条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。在目前阅密室未建设到位情况下，密件(包括绝密、机密、秘密公文)阅文人必须确保密件安全保密，并于阅文当天下午下班前归还机要室，绝不允许混传。利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。
第七章 公文归档
第四十五条 公文办理完毕后，要按《中华人民共和国档案法》和教育行政部门高校档案工作的有关规定及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第四十六条 学校制发的公文，应１式2份与文稿签发单、公文原稿、重要修改稿和定稿等一同归档。按上级公文要求上报的材料，其复印件随办毕公文一同存档。
第四十七条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制或其他形式的公文副本。
第四十八条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位公章，并视同正式文件妥善保管。
第四十九条 拟制、修改和签批公文等，须使用蓝黑或黑墨水钢笔或签字笔，所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第五十条 公文由院办专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十一条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第五十二条 通过媒体公开发布公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十三条 公文复印件作为正式公文使用时，须加盖发文机关公章或证明章。
第五十四条 公文被撤销，视作从开始时就不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十五条 不具备归档和存查价值的公文，院级公文经过鉴别并经院办主任批准后销毁。销毁秘密公文时，应到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。绝密公文不得自行销毁，须送回发文机关。
第五十六条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交综合档案室。
工作人员调离工作岗位时，须向所在单位（部门）移交、清退本人暂存、借用的公文。
第九章 附 则
第五十七条 若确有必要，各教学系（部）、直属单位可以参照本办法，以本单位作为文头在本单位内部发文，或对学校上行文，其行文由本单位自行编号和管理。各职能部门不得以本单位作为文头在全院范围内发文。
第五十八条 公文处理中涉及电子文件的有关处理办法另行制定。
第五十九条 本办法自2015年1月1日起施行，以前学院有关公文处理的管理规定同时作废。
第六十条 本办法由院办负责解释、组织执行并进行督促检查。
